Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif

Arsip menurut UU No 43 tahun 2009 adalah rekaman kegiatan/peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuatĀ  dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poitik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Pengelolaan arsip dinamis ada 3 :

  1. Arsip Vital
  2. Arsip Aktif
  3. Arsip Inaktif

Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ terus menerus.

Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Setiap instansi setiap harinya pasti menciptakan arsip, sehingga dalam satu tahun ada banyak arsip yang tercipta. Dengan demikian setiap instansi harus melakukan pengolahan arsip dinamis, salah satunya arsip dinamis inaktif. Apabila arsip tidak dilakukan pengolahan maka arsip akan menumpuk begitu saja dan mengakibatkan unit kerja menjadi berantakan. Sehingga arsip yang mengalami penumpukan akan sulit dalam penemuan kembali. Di BPBD Kabupaten Sleman setiap tahunnya telah melakukan pengolahan arsip dinamis inaktif. Arsip yang diolah merupakan arsip Sekretariat, arsip Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi, arsip Bidang Kedaruratan dan Logistik, dan arsip Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan. Masa simpan arsip aktif didalam filling cabinet hanya 2 tahun, setelah itu arsip harus dilakukan pengolahan arsip dinamis inaktif. Arsip yang sudah dilakukan pengolahan kemudian disimpan di Depo Arsip. Pengolahan arsip dinamis inaktif tersebut akan menghasilkan Daftar Arsip Inaktif. Daftar Arsip Inaktif dapat digunakan sebagai sarana penemuan kembali arsip, sarana penyusutan, dan sarana untuk membantu dalam menentukan nilai guna arsip dan retensi arsip.

Cit

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *